已审批工时是什么，为什么决定能领取的金额？

已审批工时是关于工作日、班次或工作时间的数据，由有权限者按企业流程检查并确认。在 日薪预支 系统中，只有这部分足够可靠的工时才应被用来计算已发生薪资与提前领取额度。打卡成功但仍在等待审批，并不意味着该工时已符合领取条件。

员工需要牢记的最重要一点是：

> 已打卡意味着系统已记录数据；已审批工时意味着该数据已被确认，可以进入额度计算这一步。

"已审批工时"是法律术语吗？

"已审批工时"主要是工作时间管理、薪资计算与日薪预支系统中的运营术语。每家企业对这一状态的命名可能不同，如"已确认""有效""approved""已锁定"或"符合薪资计算条件"（不要与这个词组的其他含义混淆——见 日薪有几种含义？）。

《劳动法》规定了与薪资、工作时间、加班和薪资支付相关的原则。然而，由谁审批工时、在什么时点审批、在软件中使用哪种状态，这些流程通常需要各企业在规章、权限分配与适当的内部流程中加以具体化。

因此，员工不应默认某个应用上的状态在每家公司都具有完全相同的含义。

五种常见的工时状态

一些系统将"已审批"与"周期锁定"分开。已审批工时可在周期内用于计算额度，但在薪资锁定数据之前仍可能被有效调整。因此，已审批工时并不等于期末薪资已结算完毕。

为什么不应从未审批工时计算额度？

初始打卡数据可能因多种原因缺失或错误：

• 忘记打上班或下班卡。

• 打错班次、地点或日期。

• 考勤机失去连接。

• 客户发来的数据滞后。

• 加班未经管理者确认。

• 休假或无薪休假尚未更新。

• 一次打卡被重复记录。

• 各系统间员工编号不一致。

若系统直接按未审批工时允许领取，企业可能超出实际薪资支付。当工时被修改时，员工可能被降低额度、期末薪资不足，或引发差额处理流程。

从一开始就防止错误，总是比在支付后追回或调整更易理解、也更少引发争议（另见 实施 EWA 的风险）。

已审批工时如何决定能领取的金额？

日薪预支不应把整月薪资平均分摊后允许提前领取。系统需要从有效工时确定已发生的收入，然后应用安全规则。

示意公式

仍可领取的额度 =（已审批工时薪资 × 安全比例）− 已领金额 − 预备金/调整

其中：

• 已审批工时薪资： 从已确认的日期/时间/班次暂计的金额。

• 安全比例： 企业允许支取的比例，可能低于100%。

• 已领金额： 该周期内成功交易的总额。

• 预备金/调整： 为可能影响实收薪资的变动而保留的部分。

已审批工时是重要的输入，但并非唯一输入。额度还取决于企业规则、用工状态、薪资周期、已完成的交易、资金以及其他管控条件。

工时审批前后的示例

假设某员工的示意基本薪资为 9,000,000 越南盾/月，企业为简化示例约定标准工作日为 26 天。

一天单价示意：

9,000,000 ÷ 26 ≈ 346,154 越南盾/天。

在月中某一时点：

• 系统已记录 10 个工作日。

• 其中 8 天已审批。

• 2 天仍待管理者检查。

• 假定安全比例为 70%。

• 尚无提前领取交易，也未计算额外预备金。

审批剩余两天之前

已审批工时薪资 ≈ 8 × 346,154 = 2,769,232 越南盾。

额度示意 ≈ 2,769,232 × 70% = 1,938,462 越南盾。

两天获批之后

已审批工时薪资 ≈ 10 × 346,154 = 3,461,540 越南盾。

额度示意 ≈ 3,461,540 × 70% = 2,423,078 越南盾。

如此，两天获批后额度约增加 484,616 越南盾。若这两天被驳回或调整，额度不会像上例那样增加。

> 注意： 示例中对工作日的换算、薪资构成与安全比例的处理，仅为解释机制。企业必须应用自己已审批的薪资公式与日薪预支政策。

谁有权审批工时？

工时审批人由企业授权，通常可以是：

• 组长或班次负责人。

• 直属主管。

• 部门管理者。

• 确认工作时间的客户代表。

• 例外情形下的人力/运营部门。

• 检查或周期锁定环节的薪资部门。

不应让一个人同时自行创建数据、自行审批工时、自行修改额度并自行处理付款。分离职责有助于减少差错与舞弊。

工时审批人需承担什么责任？

• 检查正确的人、正确的日期、正确的班次。

• 依据有效数据确认正常工时与加班。

• 在规定期限内处理缺失或异常的工时。

• 在驳回或调整时清楚说明理由。

• 不共享审批账户。

• 确保已离职或调岗的人被更新为正确状态。

工时审批期限如何影响员工？

若工时审批滞后，日薪预支额度也可能滞后更新。员工已经工作，却因系统尚无足够可靠的数据而无法获取相应的钱。

企业应规定：

• 管理者必须完成工时审批的时间节点。

• 管理者休假或缺席时的替代人。

• 对超时未审批工时的告警。

• 因审批滞后而受影响人数的报告。

• 员工反映未处理工时的渠道。

• 工时审批后额度更新的时间。

对多用工模型而言，"按时被审批工时的人数"应成为一个重要的运营指标，因为它是直接决定能否使用日薪预支的先决条件。

六种常见打卡错误及处理方法

员工不应为"快速修正"而请他人代为登录或代打卡，因为这一行为可能造成更多偏差并违反企业规定。

说明与工时调整流程

一个清晰的流程可包含六步：

1. 发现偏差： 员工或系统发现工时缺失/错误。

2. 提交申请： 选择日期、班次、错误类型、说明内容以及必要时的证据。

3. 管理者核验： 比对排班、班次分配、设备数据或客户确认。

4. 审批或驳回： 清楚记录结果与理由。

5. 重新同步： 系统更新工时并重新计算额度。

6. 通知： 员工获知新状态、额度变化以及若已领取时的处理方式。

每笔调整申请需记录什么？

• 申请人。

• 需修改的日期/班次。

• 修改前后的数据。

• 理由与证据。

• 审批人。

• 审批日期时间。

• 对额度与薪资的影响。

• 是否已同步。

不应在不留历史的情况下直接修改已审批数据。

若工时在领取后被调整怎么办？

这是需要在日薪预支政策中预先规定的情形。

当交易后工时减少时，系统应：

1. 重新计算符合条件的已发生薪资。

2. 与员工已领取的总额比较。

3. 若已领金额超过新额度，暂停新申请。

4. 清楚通知原因与差额。

5. 转入已审批的结算/调整流程。

6. 保存全部处理痕迹。

若档案、约定与交易性质尚未如此界定，则不应自动将一切差额视为员工的"负债"。处理方式必须符合适用的法律模型与规章。

为什么已审批工时但额度仍未增加？

已审批工时是最重要的条件，但并非在所有情形下都充分。额度可能尚未变化，原因包括：

• 数据尚未到同步周期。

• 员工档案尚未完成验证。

• 收款账户尚未有效。

• 单价或薪资数据尚未生效。

• 薪资周期正在锁定或换期。

• 员工已用完符合条件的部分。

• 有调整/预备金使剩余额度为 0。

• 项目总上限或资金临时达到限制。

• 上一笔交易正等待结果或查询。

• 账户因安全告警被临时锁定。

系统应显示具体原因并指引下一步，而不是只提示"额度不足"。

已审批工时与已锁定薪资表有何不同？

因此，月内"预计剩余薪资"在薪资表锁定之前可能变化。

企业应如何设计工时状态界面？

员工应能看到：

• 已记录的总天数/小时数。

• 已审批工时总计。

• 待审批的工时。

• 被驳回或需补充的工时。

• 最近一次同步日期。

• 当前额度。

• 额度未更新的原因。

• 提交说明或联系支持的按钮。

颜色只是辅助。每种状态仍需要文字名称与描述，以免用户猜测其含义。

面向监督与人力的仪表盘

一个运营仪表盘至少应有：

• 今天需审批工时的人数。

• 工时待审批超过 SLA 的人数。

• 缺上班/下班时间的记录数。

• 未确认的加班班次数。

• 交易发生后的调整数。

• 因缺少已审批工时而无额度的人数。

• 按管理者/单位的平均审批时间。

• 同步成功率。

• 与工时相关的投诉数。

仪表盘的目的不是以数量施压，而是精准找出正让员工无法使用其权益的瓶颈。

员工未获额度时的检查清单

• [ ] 检查工作日是否已出现在系统上。

• [ ] 查看状态是待审批、已审批还是被驳回。

• [ ] 检查班次、上班时间、下班时间与加班。

• [ ] 查看休假/换班申请是否已更新。

• [ ] 检查档案与收款账户。

• [ ] 查看上一笔交易是否正在等待处理。

• [ ] 阅读系统显示的原因。

• [ ] 就正确的日期/班次提交说明，若流程要求则附证据。

• [ ] 联系正确的管理者或支持渠道；提供员工编号，不提供密码/OTP。

企业按时审批工时的检查清单

• [ ] 各工时状态有统一定义。

• [ ] 各系统贯穿使用同一个员工编号。

• [ ] 按单位/班次/部门分配审批人。

• [ ] 主审批人缺席时有替代人。

• [ ] 有 SLA 与积压工时告警。

• [ ] 将创建/修改数据的权限与例外审批权限分离。

• [ ] 每次调整都有理由与历史。

• [ ] 已审批工时以正确版本同步。

• [ ] 每次相关变更后都重新计算额度。

• [ ] 员工收到易懂的通知。

• [ ] 有因审批滞后而受影响人数的报告。

• [ ] 已测试付款后工时被修改的情形。

结论

已审批工时是已做的工作与符合条件可提前领取的金额之间的桥梁。若工时数据未被确认，系统就还没有足够可靠的依据来计算额度。

对员工而言，需要清楚区分"已打卡"与"已审批"，并在出现偏差时使用正确的说明渠道。对企业而言，按时审批工时不只是行政事务；它是决定日薪预支体验、财务安全与可扩展性的关键环节。

员工请在系统上查看工时状态与工时错误处理指引。希望把工时审批流程与日薪预支结合起来设计的企业，可了解 面向企业的日薪预支。

> 注意： 本文提供一般性信息，不能替代企业的规章或针对具体情形的法律咨询。

参考来源

• 劳动法 第45/2019/QH14号

• 电子交易法 第20/2023/QH15号

• 个人数据保护法 第91/2025/QH15号

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作者： Nguyen Minh Khang — 战略部专员，Nhan Kiet Manpower Supply Co., Ltd.

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