EWA導入前に企業が準備すべきデータ

連携前に主要データと実際の例外を標準化する。

任意のExcelファイルから始めない

定義して検証する項目: identity key, owner, source of truth, effective date and approval. 実際の支払前に例外を文書化します。

グループ1：従業員マスター

定義して検証する項目: employee ID, name, identity key, work status, join and leave dates. 実際の支払前に例外を文書化します。

グループ2：組織と職場

定義して検証する項目: legal entity, factory, customer, site, department, team and shift codes. 実際の支払前に例外を文書化します。

グループ3：勤怠IDとシフト

定義して検証する項目: worker-to-site timekeeping mapping, shifts, midnight rules, overtime and formats. 実際の支払前に例外を文書化します。

グループ4：勤務サンプル

定義して検証する項目: normal, pending, approved, edited, duplicate, invalid, overnight and transfer samples. 実際の支払前に例外を文書化します。

Data	Source of truth	Owner
Worker master	HRM/ERP	HR
Timekeeping ID	Time system/customer	Operations
Approved work	Approval portal	Supervisor/customer
Pay rate	Payroll	Payroll
Transaction	EWA ledger	Finance/EWA Ops
Money status	Bank/reconciliation	Finance

グループ5：承認権限と正本

定義して検証する項目: data owner, winning source and approval authority. 実際の支払前に例外を文書化します。

グループ6：給与期間と単価

定義して検証する項目: payroll period, cut-off, pay date, rate, effective date and mid-cycle changes. 実際の支払前に例外を文書化します。

グループ7：EWAポリシー

定義して検証する項目: eligible users, enabled customers, reserve, limits and status-change rules. 実際の支払前に例外を文書化します。

グループ8：口座と確認

定義して検証する項目: collection, verification, correction, storage and safe account references. 実際の支払前に例外を文書化します。

グループ9：照合データ

定義して検証する項目: transaction ID, worker, period, amount, status, bank reference and payroll deduction. 実際の支払前に例外を文書化します。

データ辞書の列

定義して検証する項目: field name, description, type, required flag, source, key, format, effective date and error rule. 実際の支払前に例外を文書化します。

Attribute	Example
Field name	employee_id
Description	Worker ID
Data type	string
Required	Yes
Source	HRM
Key	Primary/Reference
Format	No spaces
Effective date	If applicable
Owner	HR
Valid example	EMP001
Error rule	Reject/hold

サンプルの例外

定義して検証する項目: profile, assignment, timekeeping, shift, work, approval, rate, period, account and reconciliation exceptions. 実際の支払前に例外を文書化します。

遅延を招くエラー

定義して検証する項目: duplicate identity, lost leading zero, inactive worker, missing date, split night shift and schema drift. 実際の支払前に例外を文書化します。

File、Google Sheet、API

定義して検証する項目: schema, ownership, access, schedule, versioning, retry, idempotency and monitoring. 実際の支払前に例外を文書化します。

File

定義して検証する項目: schema, file name, schedule, duplicate protection, checksum/version and exchange folder. 実際の支払前に例外を文書化します。

Google Sheet

定義して検証する項目: sharing rights, data range, owner, column-change rules and edit audit. 実際の支払前に例外を文書化します。

API

定義して検証する項目: schema, authentication, versioning, error codes, retry, idempotency and monitoring. 実際の支払前に例外を文書化します。

ワークショップ参加者

定義して検証する項目: HR, payroll, operations, IT/HRIS, finance/reconciliation and EWA implementation. 実際の支払前に例外を文書化します。

準備完了条件

定義して検証する項目: stable keys, dated assignments, mapped timekeeping, defined shifts, approvals, rates, owners and tested exceptions. 実際の支払前に例外を文書化します。

結論

定義して検証する項目: clean identity, workplace, timekeeping, shifts, work, payroll, account and reconciliation data. 実際の支払前に例外を文書化します。

著者: Do Huy Le — Tổng Giám Đốc, Nhan Kiet Manpower Supply Co., Ltd.

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