Tidsregistrering er gennemført, men arbejdsdagen vises ikke, eller grænsen er ikke steget: Årsager og løsninger

Kort svar: Efter tidsregistrering skal Người lao động skelne mellem tre trin: handlingen er registreret, posten er blevet oprettet i systemet, og arbejdsdagen er blevet godkendt. Kun udført og godkendt arbejde kan indgå i beregningen af det beløb, der kan modtages via Lương Ngày. Derfor betyder en gennemført tidsregistrering uden en øget grænse ikke nødvendigvis, at arbejdstiden er gået tabt.

Hvis data ikke vises, skal du kontrollere det korrekte arbejdssted, dato og skift; fastslå, om arbejdstiden kommer fra appen eller kundens arbejdstidsark; vente på den relevante synkroniseringscyklus; kontrollere godkendelsesstatus og derefter sende dokumentation til den rigtige kontaktperson. Opret ikke flere poster for at "erstatte" en manglende registrering, da det kan skabe dubletter og gøre afstemningen vanskeligere.

> Bemærk: Synkroniseringstid, SLA for godkendelse og supportprocedurer kan variere fra virksomhed til virksomhed. Brugeren skal følge de oplysninger og instruktioner, der vises i appen på det tidspunkt, hvor den anvendes.

Først: Identificér den situation, du oplever

Brug ikke bare formuleringen "appen viser ikke arbejdstiden" til alle situationer. Jo mere præcist status beskrives, desto lettere er det for supportteamet at finde flaskehalsen.

Dataflowet fra tidsregistrering til Lương Ngày-grænsen

```mermaid
flowchart TD
A["Tidsregistreringsdata opstår"] --> B["Match Người lao động, kunde, dato og skift"]
B --> C["Post afventer godkendelse"]
C --> D["Supervisor NK eller kunde godkender"]
D --> E["Godkendt arbejdstid og dag opfylder betingelserne"]
E --> F["Fratræk modtaget beløb og tilbageholdt beløb"]
F --> G["Opdater tilgængeligt beløb"]
```

Hvis blot ét led ikke er afsluttet, kan Người lao động muligvis endnu ikke se en stigning i grænsen. Kontrollér derfor processen fra venstre mod højre i stedet for kun at se på det endelige tal.

Hvor henter Lương Ngày tidsregistreringsdata fra?

(Registreringsmetoder: se 6 former for tidsregistrering på Lương Ngày.)

Systemet har tre verificerede grupper af datakilder. Hver kilde har sin egen hastighed og behandlingsmetode.

1. Direkte tidsregistrering i Lương Ngày-appen

Appen understøtter selfie + GPS, geofence, dynamisk QR, Bluetooth-beacon, WiFi samt knapperne Vào/Ra. En post oprettes i realtid, når handlingen er gyldig.

"Realtid" betyder, at data registreres med det samme. Det betyder ikke, at arbejdstiden automatisk bliver godkendt med det samme. Posten skal stadig gennem godkendelsesprocessen.

2. Kundens arbejdstidsark via Google Sheet

Kunden kan indtaste eller eksportere arbejdstidsdata til Google Sheet, så systemet kan hente dem. Den verificerede synkroniseringsplan er cirka hver 30 minutter; supervisoren har en knap til øjeblikkelig synkronisering.

Hvis kunden netop har opdateret arket, kan Người lao động muligvis ikke se ændringen før næste synkronisering. De 30 minutter er den aktuelle tekniske plan og ikke en garanti for, at alle poster vises præcist inden for maksimalt 30 minutter — dataene skal stadig være gyldige og passe til den konfigurerede struktur.

3. Personaldata fra ERP Nhân Kiệt

ERP leverer oplysninger om Người lao động, kunder, start-/fratrædelsesdatoer og ledelsesrelationer. Den verificerede synkroniseringsplan er 03:00 dagligt.

ERP er ikke kun et "arbejdstidsark". Hvis en medarbejders profil endnu ikke er kommet ind i systemet, ikke er knyttet til den korrekte kunde, eller arbejdsstatus er forkert, kan arbejdstidsposten muligvis ikke forbindes med den konto, der er logget ind.

Hvilke dataforbindelsesnøgler er vigtige?

(Grundlæggende begreb: se Hvad er godkendt arbejdstid?.)

Systemet identificerer ikke kun personer ud fra deres navn, fordi flere personer kan have samme navn, eller navne kan være skrevet forskelligt. To verificerede vigtige nøglegrupper er:

• CCCD: identificerer Người lao động og bruges til login samt matchning af profil, lønseddel og arbejdstidsark;

• Tidsregistreringskode hos kunden: bruges til at forbinde Người lao động med arbejdstidslinjen på det korrekte arbejdssted.

Kunden identificeres via company_id/kundekode i ERP. Når en person arbejder for flere kunder, skal arbejdstiden knyttes korrekt til hvert enkelt arbejdssted; den bør ikke lægges sammen efter eget skøn.

15 årsager til, at tidsregistreringen er gennemført, men arbejdsdagen ikke vises, eller grænsen ikke er steget

1. Handlingen blev ikke sendt korrekt

Et svagt netværk, at appen lukkes for tidligt eller at enhedstilladelser er deaktiveret, kan betyde, at brugeren har trykket, men serveren ikke har modtaget posten.

Løsning: Åbn først tidsregistreringshistorikken. Hvis der ikke findes en post, og appen tidligere har bekræftet, at handlingen mislykkedes, skal du udføre registreringen én gang igen med den korrekte metode.

2. Forkert kunde eller arbejdssted er valgt

En Người lao động, der arbejder flere steder, kan komme til at registrere arbejdstid hos den forkerte kunde. I så fald vises posten ikke på den skærm, der aktuelt vises, eller den matcher ikke det skift, der skal beregnes.

Løsning: Kontrollér kundenavn, placering, tidsregistreringskode og skift på hver post.

3. Forkert konfigureret registreringsmetode

Hver kunde vælger den metode, der passer til arbejdsstedet. En Vào/Ra-handling erstatter ikke automatisk QR-scanning, hvis arbejdsstedet bruger QR.

Løsning: Bekræft instruktionerne på arbejdsstedet, og se artikel 32 om de seks former for tidsregistrering.

4. Registrering uden for skiftets tidsvindue

QR og skiftregler kan begrænse tidsrummet. Natskift, der går over midnat, skal også knyttes til den korrekte forretningsdato og ikke kun den dato, der står på uret.

Løsning: Notér det faktiske tidspunkt, skiftets navn og et billede af meddelelsen; kontakt supervisoren, hvis skiftplanen i systemet er forkert.

5. Posten afventer synkronisering fra Google Sheet

Kunden har indtastet arbejdstiden, men systemet er endnu ikke nået til næste cyklus for at hente de nye data.

Løsning: Kontrollér seneste opdatering; vent på den relevante cyklus eller bed supervisoren om at bruge funktionen til øjeblikkelig synkronisering, når det er nødvendigt.

6. Arbejdstidsarket følger ikke den konfigurerede datastruktur

Systemet understøtter flere formater såsom symbolgitter, timegitter pr. dag, natskift, amerikansk datoformat og 12-timers tidsformat. Dataene skal dog stadig passe til den parser, der er konfigureret for kunden.

En ændret kolonneoverskrift, nye flettede celler, ukendte symboler eller et ændret datoformat kan medføre, at en del af dataene ikke genkendes.

Løsning: Hvis flere personer mangler arbejdstid efter en ændring af Sheet-skabelonen, skal kunden eller teknikteamet kontrollere tabelstrukturen; bed ikke hver enkelt person om at registrere arbejdstiden igen.

7. Tidsregistreringskoden stemmer ikke

Arbejdstidslinjen kan eksistere, men indeholde en anden kode end den, der er knyttet til Người lao độngs profil.

Løsning: Sammenlign kundens kode i arbejdstidsarket med koden i NK-profilen. Ændringer skal foretages i den korrekte kilde og af en ansvarlig person; det er ikke nok kun at ændre det viste navn.

8. ERP-profilen er ikke synkroniseret eller er knyttet til den forkerte kunde

Nye medarbejdere, personer, der netop er flyttet til et andet arbejdssted, eller personer, der vender tilbage til arbejdet, kan endnu ikke være synkroniseret med den korrekte status.

Løsning: HR Nhân Kiệt skal kontrollere CCCD, startdato, kunde, aktiv status og tidspunktet for den seneste ERP-synkronisering.

9. Posten er vist, men endnu ikke godkendt

Tidsregistrering skaber grundlaget for dataene; supervisor Nhân Kiệt eller kunden er den part, der bekræfter, at arbejdstiden er gyldig. Den relevante part, der godkender først, afslutter godkendelsestrinnet.

Løsning: Kontrollér status og send anmodningen til den korrekte godkender. Bed ikke betalingsafdelingen om at "tilføje grænsen", mens arbejdstiden stadig afventer godkendelse.

10. Posten er blevet afvist

Årsagen kan være forkert placering, forkert skift, manglende Vào/Ra-tidspunkt, utilstrækkeligt billede eller data, der ikke stemmer overens med de faktiske forhold.

Løsning: Bed om at få vist årsagen til afvisningen, tilføj dokumentation og følg proceduren for korrektion. Opret ikke flere nye poster for at skjule den gamle.

11. Godkendt arbejdstid er blevet redigeret og er igen afventende

Systemet har en kontrolmekanisme: Når ind-/udtid eller skift for en godkendt post ændres, sættes status automatisk tilbage til "afventer godkendelse", og ændringer før/efter registreres i loggen.

Løsning: Kontrollér, hvem der foretog ændringen, hvad der blev ændret, og bed om ny godkendelse. Dette er en mekanisme til at forhindre skjulte ændringer — ikke et tab af arbejdstid.

12. Du ser på dagens dato eller en fremtidig dato

Lương Ngày blokerer for ikke-afsluttede dage og fremtidige datoer for at forhindre, at der modtages penge for arbejde, der endnu ikke er afsluttet.

Løsning: Skeln mellem en tidsregistrering, der stadig er under behandling, og en arbejdsdag, der er afsluttet. Vent på, at skiftet/dagen afsluttes og gennemgår godkendelsen.

13. Den godkendte arbejdstid er omfattet af et reserveret tilbageholdt beløb

Kunden kan konfigurere tilbageholdelse af de seneste N arbejdsdage og/eller 10,5 %, når udbetalingsniveauet når en bestemt tærskel. Det tilbageholdte beløb er stadig Người lao độngs løn og behandles i lønperioden, men er endnu ikke åbent for tidlig modtagelse.

Løsning: Se detaljerne for arbejdstid, allerede modtagne beløb og tilbageholdte beløb. Kald ikke det tilbageholdte beløb et gebyr.

14. Det nye beløb har endnu ikke nået minimumsgrænsen

Standardminimumsbeløbet pr. transaktion er 50.000 đồng. En lille mængde ny arbejdstid kan allerede være beregnet, men det samlede tilgængelige beløb er stadig ikke stort nok til at oprette en ordre.

Løsning: Kontrollér det detaljerede beløb i stedet for kun at se på knappen til modtagelse af penge. Konfigurerede grænser skal bekræftes af NK, når de offentliggøres.

15. Người lao động har allerede modtaget det tilgængelige beløb i perioden

Beregningen fratrækker det beløb, der allerede er modtaget i perioden. Når der kommer yderligere godkendt arbejdstid, stiger grænsen kun med den nye del efter fradrag af det tilbageholdte beløb; den vender ikke tilbage til det oprindelige samlede arbejdsbeløb.

Løsning: Sammenhold transaktionshistorikken, godkendt arbejdstid, dagspris og tilbageholdt beløb.

Selvkontrol på 5 minutter

Trin 1: Kontrollér, om posten eksisterer

Åbn tidsregistreringshistorikken, og vælg den korrekte kunde, dato og skift. Hvis der allerede findes en post, skal du ikke registrere igen.

Trin 2: Identificér datakilden

Find ud af, om arbejdsstedet bruger Lương Ngày-appen, kundens Google Sheet eller et andet system, der synkroniseres. Det afgør, om du skal vente på en opdateringscyklus.

Trin 3: Læs status

• Ingen post: Kontrollér handling, kilde, kode og synkronisering;

• Afventer godkendelse: Kontakt godkenderen;

• Afvist: Læs årsagen og tilføj dokumentation;

• Godkendt: Gå videre til kontrol af grænseberegningen.

Trin 4: Kontrollér, om datoen opfylder betingelserne

Bekræft, at det ikke er en dag, der endnu ikke er afsluttet, eller en fremtidig dato. Ved natskift skal du kontrollere den tilknyttede forretningsdato.

Trin 5: Åbn beløbsdetaljerne

Sammenhold godkendte arbejdsdage, dagspris, beløb modtaget i perioden og reserveret tilbageholdt beløb.

Trin 6: Send sagen til den rigtige kontaktperson

Send ikke alle fejl til den samme afdeling. Arbejdstidsdata, medarbejderprofil, kundekonfiguration og betaling har forskellige ansvarlige ejere.

Hvem skal du kontakte for den hurtigste løsning?

Eksempel på en anmodning om kontrol af manglende arbejdstid

> Jeg har brug for hjælp til at kontrollere mine arbejdstidsdata på Lương Ngày. Fulde navn: …; medarbejder-ID/tidsregistreringskode: …; kunde/arbejdssted: …; dato og skift: …; faktisk Vào/Ra-tid: …; registreringskilde: app/Sheet/kundens system; den viste status: …; seneste opdatering: … . Jeg har kontrolleret, at arbejdsstedet er korrekt, men posten vises stadig ikke/grænsen er ikke ændret. Jeg beder den ansvarlige afdeling kontrollere sagen og oplyse årsagen.

Vedhæftede billeder bør vise dato, tidspunkt, status og fejlmeddelelse. Skjul CCCD, kontonummer og andre irrelevante oplysninger.

Parternes ansvar i arbejdstidsdataflowet

(Se også: Hvorfor er Lương Ngày-grænsen 0 eller ikke steget? og Lương Ngày-processen fra tidsregistrering til afstemning.)

Người lao động

• Registrér arbejdstid med den korrekte metode, på det korrekte sted og på det korrekte skift;

• Kontrollér historikken efter registreringen;

• Meld uoverensstemmelser tidligt og fremlæg ærlig dokumentation;

• Registrér ikke på andres vegne, og brug ikke værktøjer til at forfalske placeringen.

Supervisor Nhân Kiệt

• Følg poster, der afventer godkendelse;

• Håndtér undtagelser og forklar årsager;

• Kontrollér tidsregistreringskoder og kundetildeling;

• Samarbejd med kunden, når kildedata er forkerte.

Kunden

• Vedligehold arbejdstidsark og konfiguration på arbejdsstedet;

• Godkend eller afvis på et begrundet grundlag;

• Registrér ændringer i data;

• Redigér ikke godkendt arbejdstid uden forklaring.

Drift-/teknikafdelingen

• Overvåg synkronisering;

• Advar om ændringer i tabelstrukturen;

• Logfør fejl;

• Gør det muligt at spore data fra kildeposten til beregningsresultatet;

• Gæt ikke på data, når kilden er uklar.

Hvad bør systemet vise, så Người lao động selv kan forstå situationen?

En gennemsigtig arbejdstidsskærm bør vise:

• Datakilde;

• Kunde/arbejdssted;

• Dato og skift;

• Vào/Ra-tid eller arbejdstidssymbol;

• Status: registreret, afventer godkendelse, godkendt eller afvist;

• Den person/enhed, der skal behandle sagen;

• Seneste synkronisering;

• Årsagen til, at arbejdstiden ikke indgår i grænsen;

• Historik over ændringer og godkendelser;

• En knap til at anmode om kontrol med post-ID udfyldt på forhånd.

Meddelelsen bør tydeligt angive den næste handling. Eksempel:

> Arbejdstiden for 02/09 afventer kundens bekræftelse. Posten er modtaget af systemet, men har endnu ikke genereret et tilgængeligt beløb. Du behøver ikke registrere arbejdstiden igen. Hvis oplysningerne om arbejdstiden ikke er korrekte, skal du sende en anmodning om rettelse, før arbejdstiden godkendes.

Konklusion

"Arbejdstid er registreret", "posten findes", "arbejdstiden er godkendt" og "et tilgængeligt beløb er genereret" er fire forskellige statusser. Når denne kæde forstås, kan Người lao động identificere det korrekte problem i stedet for straks at antage, at systemet har mistet arbejdstiden, fordi grænsen ikke er steget.

Kontrollér trin for trin: korrekt kunde — korrekt kilde — korrekt synkroniseringscyklus — korrekt tidsregistreringskode — korrekt godkendelsesstatus — korrekt dato, der opfylder betingelserne — korrekt grænseberegning. Hvis problemet fortsætter, skal du sende post-ID og dokumentation til den rigtige kontaktperson. En gennemsigtig proces skal gøre det muligt at spore data fra den oprindelige kilde til den godkendte arbejdsdag og det endelige beløb.

Referencer

• Lov om beskyttelse af persondata nr. 91/2025/QH15

• Dekret 356/2025/NĐ-CP om vejledning til loven om beskyttelse af persondata

---

Forfatter: Ngô Nhã Kỳ — Redaktør, Công ty TNHH Cung Ứng Nhân Lực Nhân Kiệt.

Rådgivning om Lương Ngày-løsninger til virksomheder: Hotline 0937.022.655 · E-mail info@nhankiet.vn · Lương Ngày til virksomheder