已審核工時係乜嘢，點解決定到可以領取嘅金額？

已審核工時係關於工作日、更份或工作時間嘅資料，由有權限者依企業流程檢查並確認。喺 日薪預支 系統中，只有呢部分足夠可靠嘅工時先至應該用嚟計算已發生薪金與提前領取額度。打卡成功但仍然喺度等審核，並唔代表該工時已符合領取條件。

員工需要記住嘅最重要一點係：

> 已打卡代表系統已記錄資料；已審核工時代表該資料已被確認，可以進入額度計算呢一步。

「已審核工時」係法律術語嗎？

「已審核工時」主要係工作時間管理、薪金計算與日薪預支系統中嘅營運術語。每間企業對呢個狀態嘅命名可能唔同，例如「已確認」「有效」「approved」「已鎖定」或「符合薪金計算條件」（唔好同呢個詞組嘅其他含義混淆——見 日薪有幾多種含義？）。

《勞動法》規定咗與薪金、工作時間、加班和薪金支付相關嘅原則。不過，由邊個審核工時、喺乜嘢時點審核、喺軟件中使用邊種狀態，呢啲流程通常需要各企業喺規章、權限分配與適當嘅內部流程中加以具體化。

因此，員工唔應該預設某個應用上嘅狀態喺每間公司都有完全相同嘅含義。

五種常見嘅工時狀態

有啲系統將「已審核」與「週期鎖定」分開。已審核工時可喺週期內用於計算額度，但喺薪金鎖定資料之前仍然可能被有效調整。因此，已審核工時並唔等於期末薪金已結算完畢。

點解唔應該由未審核工時計算額度？

初始打卡資料可能因多種原因缺失或錯誤：

• 唔記得打上班或下班卡。

• 打錯更份、地點或日期。

• 考勤機失去連線。

• 客戶發嚟嘅資料滯後。

• 加班未經管理者確認。

• 休假或無薪休假尚未更新。

• 一次打卡被重複記錄。

• 各系統之間員工編號唔一致。

若系統直接按未審核工時允許領取，企業可能超出實際薪金支付。當工時被修改時，員工可能被降低額度、期末薪金不足，或引發差額處理流程。

由一開始就防止錯誤，總係比喺支付之後追回或調整更易理解、亦更少引發爭議（另見 實施 EWA 嘅風險）。

已審核工時點樣決定可以領取嘅金額？

日薪預支唔應該將成個月薪金平均分攤之後允許提前領取。系統需要由有效工時確定已發生嘅收入，然後套用安全規則。

示意公式

仍可領取嘅額度 =（已審核工時薪金 × 安全比例）− 已領金額 − 預備金/調整

其中：

• 已審核工時薪金： 由已確認嘅日期/時間/更份暫計嘅金額。

• 安全比例： 企業允許支取嘅比例，可能低於100%。

• 已領金額： 該週期內成功交易嘅總額。

• 預備金/調整： 為可能影響實收薪金嘅變動而保留嘅部分。

已審核工時係重要嘅輸入，但並唔係唯一輸入。額度仲取決於企業規則、用工狀態、薪金週期、已完成嘅交易、資金以及其他管控條件。

工時審核前後嘅範例

假設某員工嘅示意基本薪金為 9,000,000 越南盾/月，企業為簡化範例約定標準工作日為 26 天。

一天單價示意：

9,000,000 ÷ 26 ≈ 346,154 越南盾/天。

喺月中某一時點：

• 系統已記錄 10 個工作日。

• 其中 8 天已審核。

• 2 天仍待管理者檢查。

• 假定安全比例為 70%。

• 尚無提前領取交易，亦未計算額外預備金。

審核剩餘兩天之前

已審核工時薪金 ≈ 8 × 346,154 = 2,769,232 越南盾。

額度示意 ≈ 2,769,232 × 70% = 1,938,462 越南盾。

兩天獲審核之後

已審核工時薪金 ≈ 10 × 346,154 = 3,461,540 越南盾。

額度示意 ≈ 3,461,540 × 70% = 2,423,078 越南盾。

咁樣，兩天獲審核後額度約增加 484,616 越南盾。若呢兩天被駁回或調整，額度唔會好似上例咁增加。

> 注意： 範例中對工作日嘅換算、薪金構成與安全比例嘅處理，只為解釋機制。企業必須套用自己已審核嘅薪金公式與日薪預支政策。

邊個有權審核工時？

工時審核人由企業授權，通常可以係：

• 組長或更份負責人。

• 直屬主管。

• 部門管理者。

• 確認工作時間嘅客戶代表。

• 例外情形下嘅人資/營運部門。

• 檢查或週期鎖定環節嘅薪金部門。

唔應該讓一個人同時自行建立資料、自行審核工時、自行修改額度並自行處理付款。分離職責有助於減少差錯與舞弊。

工時審核人需承擔乜嘢責任？

• 檢查啱嘅人、啱嘅日期、啱嘅更份。

• 依據有效資料確認正常工時與加班。

• 喺規定期限內處理缺失或異常嘅工時。

• 喺駁回或調整時清楚說明理由。

• 唔共用審核帳戶。

• 確保已離職或調職嘅人被更新為正確狀態。

工時審核期限點樣影響員工？

若工時審核滯後，日薪預支額度亦可能滯後更新。員工已經工作，但因系統尚無足夠可靠嘅資料而無法取得相應嘅錢。

企業應規定：

• 管理者必須完成工時審核嘅時間節點。

• 管理者休假或缺席時嘅替代人。

• 對逾時未審核工時嘅告警。

• 因審核滯後而受影響人數嘅報告。

• 員工反映未處理工時嘅管道。

• 工時審核後額度更新嘅時間。

對多用工模型嚟講，「按時被審核工時嘅人數」應成為一個重要嘅營運指標，因為佢係直接決定能否使用日薪預支嘅先決條件。

六種常見打卡錯誤及處理方法

員工唔應該為咗「快速修正」而搵其他人代為登入或代打卡，因為呢個行為可能造成更多偏差並違反企業規定。

說明與工時調整流程

一個清晰嘅流程可包含六步：

1. 發現偏差： 員工或系統發現工時缺失/錯誤。

2. 提交申請： 選擇日期、更份、錯誤類型、說明內容以及必要時嘅證據。

3. 管理者核驗： 比對排更、更份分配、裝置資料或客戶確認。

4. 審核或駁回： 清楚記錄結果與理由。

5. 重新同步： 系統更新工時並重新計算額度。

6. 通知： 員工獲知新狀態、額度變化以及若已領取時嘅處理方式。

每筆調整申請需記錄乜嘢？

• 申請人。

• 需修改嘅日期/更份。

• 修改前後嘅資料。

• 理由與證據。

• 審核人。

• 審核日期時間。

• 對額度與薪金嘅影響。

• 是否已同步。

唔應該喺唔留歷史嘅情況下直接修改已審核資料。

若工時喺領取後被調整點算？

呢個係需要喺日薪預支政策中預先規定嘅情形。

當交易後工時減少時，系統應：

1. 重新計算符合條件嘅已發生薪金。

2. 與員工已領取嘅總額比較。

3. 若已領金額超過新額度，暫停新申請。

4. 清楚通知原因與差額。

5. 轉入已審核嘅結算/調整流程。

6. 保存全部處理痕跡。

若檔案、約定與交易性質尚未咁樣界定，則唔應該自動將一切差額視為員工嘅「負債」。處理方式必須符合適用嘅法律模型與規章。

點解已審核工時但額度仍未增加？

已審核工時係最重要嘅條件，但並唔係喺所有情形下都充分。額度可能尚未變化，原因包括：

• 資料尚未到同步週期。

• 員工檔案尚未完成驗證。

• 收款帳戶尚未有效。

• 單價或薪金資料尚未生效。

• 薪金週期正在鎖定或換期。

• 員工已用完符合條件嘅部分。

• 有調整/預備金令剩餘額度為 0。

• 專案總上限或資金臨時達到限制。

• 上一筆交易正等待結果或查詢。

• 帳戶因安全告警被臨時鎖定。

系統應顯示具體原因並指引下一步，而唔係只提示「額度不足」。

已審核工時與已鎖定薪金表有何不同？

因此，月內「預計剩餘薪金」喺薪金表鎖定之前可能變化。

企業應點樣設計工時狀態介面？

員工應能睇到：

• 已記錄嘅總天數/小時數。

• 已審核工時總計。

• 待審核嘅工時。

• 被駁回或需補充嘅工時。

• 最近一次同步日期。

• 目前額度。

• 額度未更新嘅原因。

• 提交說明或聯繫支援嘅按鈕。

顏色只係輔助。每種狀態仍需要文字名稱與描述，以免用戶估佢嘅含義。

面向監督與人資嘅儀表板

一個營運儀表板至少應有：

• 今日需審核工時嘅人數。

• 工時待審核超過 SLA 嘅人數。

• 缺上班/下班時間嘅記錄數。

• 未確認嘅加班更份數。

• 交易發生後嘅調整數。

• 因缺少已審核工時而無額度嘅人數。

• 依管理者/單位嘅平均審核時間。

• 同步成功率。

• 與工時相關嘅申訴數。

儀表板嘅目的唔係以數量施壓，而係精準搵出正令員工無法使用其權益嘅樽頸。

員工未獲額度時嘅檢查清單

• [ ] 檢查工作日是否已出現喺系統上。

• [ ] 睇狀態係待審核、已審核定係被駁回。

• [ ] 檢查更份、上班時間、下班時間與加班。

• [ ] 睇休假/換更申請是否已更新。

• [ ] 檢查檔案與收款帳戶。

• [ ] 睇上一筆交易是否正在等待處理。

• [ ] 閱讀系統顯示嘅原因。

• [ ] 就啱嘅日期/更份提交說明，若流程要求則附證據。

• [ ] 聯繫啱嘅管理者或支援管道；提供員工編號，唔提供密碼/OTP。

企業按時審核工時嘅檢查清單

• [ ] 各工時狀態有統一定義。

• [ ] 各系統貫穿使用同一個員工編號。

• [ ] 依單位/更份/部門分配審核人。

• [ ] 主審核人缺席時有替代人。

• [ ] 有 SLA 與積壓工時告警。

• [ ] 將建立/修改資料嘅權限與例外審核權限分離。

• [ ] 每次調整都有理由與歷史。

• [ ] 已審核工時以正確版本同步。

• [ ] 每次相關變更後都重新計算額度。

• [ ] 員工收到易明嘅通知。

• [ ] 有因審核滯後而受影響人數嘅報告。

• [ ] 已測試付款後工時被修改嘅情形。

結論

已審核工時係已做嘅工作與符合條件可提前領取嘅金額之間嘅橋樑。若工時資料未被確認，系統就仲未有足夠可靠嘅依據嚟計算額度。

對員工嚟講，需要清楚區分「已打卡」與「已審核」，並喺出現偏差時使用啱嘅說明管道。對企業嚟講，按時審核工時唔只係行政事務；佢係決定日薪預支體驗、財務安全與可擴展性嘅關鍵環節。

員工請喺系統上查看工時狀態與工時錯誤處理指引。希望將工時審核流程與日薪預支結合起嚟設計嘅企業，可了解 面向企業嘅日薪預支。

> 注意： 本文提供一般性資訊，不能替代企業嘅規章或針對具體情形嘅法律諮詢。

參考來源

• 勞動法 第45/2019/QH14號

• 電子交易法 第20/2023/QH15號

• 個人資料保護法 第91/2025/QH15號

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作者： Nguyen Minh Khang — 戰略部專員，Nhan Kiet Manpower Supply Co., Ltd.

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