Qu'est-ce que le travail approuvé, et pourquoi décide-t-il du montant que vous pouvez recevoir ?

Le travail approuvé est une donnée sur le jour, le poste ou le temps travaillé qu'une personne habilitée a vérifiée et confirmée selon le processus de l'entreprise. Dans le système d'accès au salaire déjà gagné, seule cette part de travail suffisamment fiable devrait servir à calculer le salaire déjà gagné et le plafond d'accès anticipé. Un pointage réussi mais encore en attente d'approbation ne signifie pas encore que ce travail est éligible pour recevoir de l'argent.

Le point le plus important qu'un salarié doit retenir est :

> Avoir pointé signifie que le système a enregistré la donnée ; le travail approuvé signifie que cette donnée a été confirmée pour entrer dans l'étape de calcul du plafond.

« Travail approuvé » est-il un terme juridique ?

« Travail approuvé » est surtout un terme opérationnel dans la gestion du temps de travail, la paie et le système d'accès au salaire déjà gagné. Chaque entreprise peut nommer ce statut différemment, par exemple « confirmé », « valide », « approved », « clôturé » ou « éligible au calcul du salaire » (à ne pas confondre avec les autres sens de cette expression — voir Combien de sens le « salaire journalier » a-t-il ?).

Le Code du travail énonce des principes relatifs aux salaires, au temps de travail, aux heures supplémentaires et au paiement du salaire. Cependant, le processus de qui approuve le travail, à quel moment et avec quel statut dans le logiciel, doit généralement être concrétisé par chaque entreprise dans son règlement, sa structure de permissions et ses processus internes appropriés.

Par conséquent, un salarié ne devrait pas présumer qu'un statut sur une application aura exactement le même sens dans toutes les entreprises.

Cinq statuts de travail couramment rencontrés

Certains systèmes séparent « approuvé » de « verrouillé pour la période ». Le travail approuvé peut servir à calculer le plafond au sein de la période, mais il peut encore être validement ajusté avant que la paie ne verrouille les données. Ainsi, le travail approuvé ne signifie pas encore que le salaire de fin de période est entièrement réglé.

Pourquoi ne faut-il pas calculer le plafond à partir du travail non approuvé ?

Les données de pointage initiales peuvent être manquantes ou erronées pour de nombreuses raisons :

• Oublier de pointer à l'entrée ou à la sortie.

• Pointer le mauvais poste, le mauvais lieu ou le mauvais jour.

• La pointeuse perdant sa connexion.

• Des données du client arrivant en retard.

• Des heures supplémentaires non encore confirmées par le manager.

• Un congé ou congé sans solde non encore mis à jour.

• Un pointage enregistré en double.

• Des codes salariés ne correspondant pas entre les systèmes.

Si le système permet de recevoir de l'argent directement sur du travail non approuvé, l'entreprise peut verser au-delà du salaire réel. Lorsque le travail est édité, le salarié peut voir son plafond réduit, manquer de salaire en fin de période, ou déclencher un processus de traitement des écarts.

Prévenir les erreurs dès le départ est toujours plus facile à comprendre et cause moins de litiges que récupérer ou ajuster après que l'argent a été versé (voir aussi les risques du déploiement de l'EWA).

Comment le travail approuvé décide-t-il du montant que vous pouvez recevoir ?

L'accès au salaire déjà gagné ne devrait pas prendre l'intégralité du salaire mensuel, le diviser également et le laisser recevoir à l'avance. Le système doit déterminer le revenu déjà arrivé à partir du travail valide, puis appliquer des règles de sécurité.

Formule illustrative

Plafond encore disponible = (Salaire du travail approuvé × Taux de sécurité) − Montant déjà reçu − Réserve/ajustement

Où :

• Salaire du travail approuvé : le montant provisoire calculé à partir des jours/heures/postes confirmés.

• Taux de sécurité : le taux que l'entreprise autorise à accéder, qui peut être inférieur à 100 %.

• Montant déjà reçu : le total des transactions réussies dans la période.

• Réserve/ajustement : la part retenue pour les fluctuations pouvant affecter le salaire net reçu.

Le travail approuvé est un intrant important, mais pas le seul. Le plafond dépend aussi des règles de l'entreprise, du statut d'emploi, de la période de paie, des transactions déjà effectuées, des fonds et d'autres conditions de contrôle.

Un exemple avant et après l'approbation du travail

Supposons qu'un salarié ait un salaire de base illustratif de 9 000 000 VND/mois et que l'entreprise convienne de 26 jours ouvrés standard pour un exemple simple.

Taux unitaire par jour, à titre illustratif :

9 000 000 ÷ 26 ≈ 346 154 VND/jour.

À un certain moment du mois :

• Le système a enregistré 10 jours de travail.

• Parmi ceux-ci, 8 jours sont approuvés.

• 2 jours sont encore en attente de la vérification du manager.

• Le taux de sécurité supposé est de 70 %.

• Il n'y a encore aucune transaction d'accès anticipé et aucune réserve supplémentaire calculée.

Avant d'approuver les deux jours restants

Salaire du travail approuvé ≈ 8 × 346 154 = 2 769 232 VND.

Plafond illustratif ≈ 2 769 232 × 70 % = 1 938 462 VND.

Après l'approbation des deux jours

Salaire du travail approuvé ≈ 10 × 346 154 = 3 461 540 VND.

Plafond illustratif ≈ 3 461 540 × 70 % = 2 423 078 VND.

Ainsi, le plafond augmente d'environ 484 616 VND après l'approbation des deux jours. Si les deux jours sont rejetés ou ajustés, le plafond n'augmentera pas comme dans l'exemple ci-dessus.

> Remarque : La manière dont les jours ouvrés, les composantes du salaire et le taux de sécurité sont convertis dans l'exemple sert uniquement à expliquer le mécanisme. Une entreprise doit appliquer sa propre formule de paie approuvée et sa propre politique d'accès au salaire déjà gagné.

Qui a l'autorité d'approuver le travail ?

L'approbateur du travail est désigné par l'entreprise et peut souvent être :

• Un chef d'équipe ou un chef de poste.

• Un superviseur direct.

• Un responsable de service.

• Un représentant du client confirmant le temps de travail.

• Le service RH/opérations dans les cas exceptionnels.

• La paie à l'étape de vérification ou de verrouillage de période.

Un même individu ne devrait pas pouvoir créer la donnée, approuver le travail, ajuster le plafond et gérer le versement à lui seul. Séparer les responsabilités aide à réduire les erreurs et la fraude.

De quoi l'approbateur du travail est-il responsable ?

• Vérifier la bonne personne, le bon jour, le bon poste.

• Confirmer les heures normales et supplémentaires sur la base de données valides.

• Traiter le travail manquant ou anormal dans le délai.

• Indiquer clairement le motif en cas de rejet ou d'ajustement.

• Ne pas partager le compte d'approbation.

• S'assurer que ceux qui ont démissionné ou changé d'unité sont mis à jour au bon statut.

Comment le délai d'approbation du travail affecte-t-il le salarié ?

Si le travail est approuvé tardivement, le plafond d'accès au salaire déjà gagné peut aussi se mettre à jour tardivement. Le salarié a travaillé mais ne peut pas encore accéder à l'argent correspondant, car le système n'a pas encore de données suffisamment fiables.

L'entreprise devrait stipuler :

• L'échéance à laquelle le manager doit terminer l'approbation du travail.

• Un remplaçant quand le manager est en congé ou absent.

• Une alerte pour le travail en attente d'approbation au-delà de l'échéance.

• Un rapport sur le nombre de personnes affectées par une approbation tardive.

• Un canal pour que les salariés signalent le travail non traité.

• Le temps de mise à jour du plafond après l'approbation du travail.

Pour les modèles à nombreux travailleurs, « le nombre de personnes dont le travail est approuvé à temps » devrait être un indicateur opérationnel important, car c'est la condition qui pilote directement la capacité à utiliser l'accès au salaire déjà gagné.

Six erreurs de pointage courantes et comment les traiter

Un salarié ne devrait pas demander à quelqu'un d'autre de se connecter ou de pointer à sa place pour « corriger vite », car cette action peut créer davantage d'écarts et violer les règles de l'entreprise.

Le processus d'explication et d'ajustement du travail

Un processus clair peut comporter six étapes :

1. Détecter l'écart : Le salarié ou le système remarque un travail manquant/erroné.

2. Soumettre une demande : Choisir le jour, le poste, le type d'erreur, le contenu de l'explication et des preuves si nécessaire.

3. Le manager vérifie : Recouper le planning, l'affectation de poste, les données de l'appareil ou la confirmation du client.

4. Approuver ou rejeter : Consigner clairement le résultat et le motif.

5. Resynchroniser : Le système met à jour le travail et recalcule le plafond.

6. Notifier : Le salarié est informé du nouveau statut, du changement de plafond et de la façon dont c'est traité s'il a déjà reçu de l'argent.

Que doit stocker chaque demande d'ajustement ?

• Le demandeur.

• Le jour/poste à corriger.

• Les données avant et après l'édition.

• Le motif et les preuves.

• L'approbateur.

• La date et l'heure de l'approbation.

• L'impact sur le plafond et la paie.

• Si c'est synchronisé ou non.

Les données approuvées ne devraient pas être éditées directement sans laisser d'historique.

Que se passe-t-il si le travail est ajusté après réception de l'argent ?

C'est une situation qui doit être stipulée à l'avance dans la politique d'accès au salaire déjà gagné.

Lorsque le travail diminue après une transaction, le système devrait :

1. Recalculer le salaire déjà gagné éligible.

2. Comparer avec le montant total que le salarié a reçu.

3. Suspendre les nouvelles demandes si le montant reçu dépasse le nouveau plafond.

4. Notifier clairement la cause et le montant de la différence.

5. Passer au processus de règlement/ajustement approuvé.

6. Stocker l'intégralité de la trace de traitement.

Toute différence ne devrait pas automatiquement être traitée comme une « dette » du salarié si le dossier, l'accord et la nature de la transaction n'ont pas été définis ainsi. Le traitement doit correspondre au modèle juridique et au règlement applicables.

Pourquoi le plafond n'a-t-il toujours pas augmenté alors que le travail a été approuvé ?

Le travail approuvé est la condition la plus importante mais n'est pas suffisante dans tous les cas. Le plafond peut ne pas avoir changé parce que :

• La donnée n'a pas encore atteint le cycle de synchronisation.

• Le profil du salarié n'a pas terminé l'authentification.

• Le compte de réception n'est pas encore valide.

• Le taux unitaire ou la donnée de paie n'est pas encore en vigueur.

• La période de paie est en cours de verrouillage ou de changement.

• Le salarié a épuisé la part éligible.

• Il y a un ajustement/une réserve qui rend le plafond restant nul.

• Le plafond total du programme ou les fonds ont temporairement atteint la limite.

• Une transaction antérieure attend un résultat ou une investigation.

• Le compte est temporairement verrouillé en raison d'une alerte de sécurité.

Le système devrait afficher la cause spécifique et guider l'étape suivante, plutôt que de signaler seulement « plafond insuffisant ».

En quoi le travail approuvé diffère-t-il d'une paie clôturée ?

Par conséquent, le « salaire restant prévu » durant le mois peut changer jusqu'à ce que la paie soit clôturée.

Comment une entreprise devrait-elle concevoir l'écran de statut du travail ?

Le salarié devrait pouvoir voir :

• Le total des jours/heures enregistrés.

• Le total du travail approuvé.

• Le travail en attente d'approbation.

• Le travail rejeté ou nécessitant un complément.

• La date de synchronisation la plus récente.

• Le plafond actuel.

• La raison pour laquelle le plafond ne s'est pas mis à jour.

• Un bouton pour soumettre une explication ou contacter le support.

La couleur n'est qu'un support. Chaque statut a toujours besoin d'un nom et d'une description textuelle pour que l'utilisateur n'ait pas à deviner le sens.

Un tableau de bord pour les superviseurs et les RH

Un tableau de bord opérationnel devrait comporter au moins :

• Le nombre de personnes dont le travail doit être approuvé aujourd'hui.

• Le nombre de personnes avec du travail en attente d'approbation au-delà du SLA.

• Le nombre d'enregistrements sans heure d'entrée/sortie.

• Le nombre de postes en heures supplémentaires non encore confirmés.

• Le nombre d'ajustements après qu'une transaction est survenue.

• Le nombre de personnes sans plafond en raison d'un travail approuvé manquant.

• Le temps d'approbation moyen par manager/unité.

• Le taux de synchronisation réussie.

• Le nombre de réclamations liées au travail.

Le but du tableau de bord n'est pas de mettre la pression par les chiffres, mais de trouver le goulot d'étranglement exact qui empêche les salariés de pouvoir utiliser leur droit.

Liste de contrôle du salarié quand le plafond n'est pas arrivé

• [ ] Vérifier si le jour travaillé est déjà apparu sur le système.

• [ ] Voir si le statut est en attente d'approbation, approuvé ou rejeté.

• [ ] Vérifier le poste, l'heure d'entrée, l'heure de sortie et les heures supplémentaires.

• [ ] Voir si la demande de congé/changement de poste a été mise à jour.

• [ ] Vérifier le profil et le compte de réception.

• [ ] Voir si une transaction antérieure est en attente de traitement.

• [ ] Lire la raison affichée par le système.

• [ ] Soumettre une explication pour le bon jour/poste, avec preuve si le processus l'exige.

• [ ] Contacter le bon manager ou canal de support ; fournir le code salarié, pas le mot de passe/OTP.

Liste de contrôle de l'entreprise pour approuver le travail à temps

• [ ] Il existe une définition cohérente de chaque statut de travail.

• [ ] Il y a un code salarié unique utilisé à travers les systèmes.

• [ ] Les approbateurs sont assignés par unité/poste/service.

• [ ] Il y a un remplaçant quand l'approbateur principal est absent.

• [ ] Il y a un SLA et une alerte pour le travail en attente.

• [ ] Le droit de créer/éditer les données est séparé du droit d'approuver les exceptions.

• [ ] Chaque ajustement a un motif et un historique.

• [ ] Le travail approuvé est synchronisé dans la bonne version.

• [ ] Le plafond est recalculé après chaque changement pertinent.

• [ ] Le salarié reçoit une notification facile à comprendre.

• [ ] Il y a un rapport sur le nombre de personnes affectées par une approbation tardive.

• [ ] Le travail édité après le versement de l'argent a été testé.

Conclusion

Le travail approuvé est le pont entre le travail accompli et le montant éligible à être reçu par anticipation. Si la donnée de travail n'a pas été confirmée, le système n'a pas encore une base suffisamment fiable pour calculer le plafond.

Pour un salarié, il est nécessaire de distinguer clairement « avoir pointé » de « approuvé » et d'utiliser le bon canal d'explication en cas d'écart. Pour une entreprise, approuver le travail à temps n'est pas qu'une tâche administrative ; c'est le maillon qui décide de l'expérience, de la sécurité financière et de la scalabilité de l'accès au salaire déjà gagné.

Les salariés devraient vérifier leur statut de travail et les consignes de traitement des erreurs de travail sur le système. Une entreprise souhaitant concevoir un processus d'approbation du travail lié à l'accès au salaire déjà gagné peut en apprendre davantage sur Accès au salaire déjà gagné pour les entreprises.

> Remarque : Cet article fournit une information générale et ne remplace pas le règlement de l'entreprise ni un conseil juridique pour un cas précis.

Sources de référence

• Code du travail n° 45/2019/QH14

• Loi sur les transactions électroniques n° 20/2023/QH15

• Loi sur la protection des données personnelles n° 91/2025/QH15

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Auteur : Nguyen Minh Khang — Spécialiste, direction de la stratégie, Nhan Kiet Manpower Supply Co., Ltd.

Conseil sur la solution d'accès au salaire déjà gagné pour les entreprises : Hotline 0937.022.655 · E-mail info@nhankiet.vn · Accès au salaire déjà gagné pour les entreprises