Quelles donnees preparer avant de deployer EWA ?
Avant EWA, preparer les donnees des salaries, sites, pointages, travail, paie, comptes et rapprochement. Chaque champ exige une source de verite, un owner et une regle.
Ne pas commencer avec un fichier Excel quelconque
Definir et valider : identity key, owner, source of truth, effective date and approval. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Groupe 1 : dossier du salarie
Definir et valider : employee ID, name, identity key, work status, join and leave dates. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Groupe 2 : organisation et lieux de travail
Definir et valider : legal entity, factory, customer, site, department, team and shift codes. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Groupe 3 : identifiants de pointage et postes
Definir et valider : worker-to-site timekeeping mapping, shifts, midnight rules, overtime and formats. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Groupe 4 : donnees de travail exemples
Definir et valider : normal, pending, approved, edited, duplicate, invalid, overnight and transfer samples. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
| Data | Source of truth | Owner |
|---|---|---|
| Worker master | HRM/ERP | HR |
| Timekeeping ID | Time system/customer | Operations |
| Approved work | Approval portal | Supervisor/customer |
| Pay rate | Payroll | Payroll |
| Transaction | EWA ledger | Finance/EWA Ops |
| Money status | Bank/reconciliation | Finance |
Groupe 5 : droits de validation et source de verite
Definir et valider : data owner, winning source and approval authority. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Groupe 6 : periodes et taux de paie
Definir et valider : payroll period, cut-off, pay date, rate, effective date and mid-cycle changes. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Groupe 7 : configuration de la politique EWA
Definir et valider : eligible users, enabled customers, reserve, limits and status-change rules. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Groupe 8 : comptes et verification
Definir et valider : collection, verification, correction, storage and safe account references. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Groupe 9 : donnees de rapprochement
Definir et valider : transaction ID, worker, period, amount, status, bank reference and payroll deduction. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Quelles colonnes dans le dictionnaire de donnees ?
Definir et valider : field name, description, type, required flag, source, key, format, effective date and error rule. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
| Attribute | Example |
|---|---|
| Field name | employee_id |
| Description | Worker ID |
| Data type | string |
| Required | Yes |
| Source | HRM |
| Key | Primary/Reference |
| Format | No spaces |
| Effective date | If applicable |
| Owner | HR |
| Valid example | EMP001 |
| Error rule | Reject/hold |
Combien de types d exception dans l echantillon ?
Definir et valider : profile, assignment, timekeeping, shift, work, approval, rate, period, account and reconciliation exceptions. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Erreurs qui ralentissent le projet
Definir et valider : duplicate identity, lost leading zero, inactive worker, missing date, split night shift and schema drift. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Impact du fichier, Google Sheet ou API
Definir et valider : schema, ownership, access, schedule, versioning, retry, idempotency and monitoring. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
File
Definir et valider : schema, file name, schedule, duplicate protection, checksum/version and exchange folder. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Google Sheet
Definir et valider : sharing rights, data range, owner, column-change rules and edit audit. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
API
Definir et valider : schema, authentication, versioning, error codes, retry, idempotency and monitoring. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Qui participe au data workshop ?
Definir et valider : HR, payroll, operations, IT/HRIS, finance/reconciliation and EWA implementation. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Quand les donnees sont-elles pretes ?
Definir et valider : stable keys, dated assignments, mapped timekeeping, defined shifts, approvals, rates, owners and tested exceptions. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Questions frequentes
Definir et valider : practical answers about non-API starts, minimum data, history and error samples. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Peut-on commencer sans API ?
Oui, avec un fichier ou Google Sheet controle.
Faut-il partager toutes les donnees RH ?
Non, uniquement le perimetre necessaire.
Faut-il plusieurs annees d historique ?
Non, seulement l historique utile aux tests et operations.
Pourquoi fournir des erreurs exemples ?
Pour tester les donnees reelles imparfaites.
Conclusion
Definir et valider : clean identity, workplace, timekeeping, shifts, work, payroll, account and reconciliation data. Documenter les exceptions avant tout flux financier reel.
Auteur: Do Huy Le — Tổng Giám Đốc, Nhan Kiet Manpower Supply Co., Ltd.
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