Pointage effectué mais jour travaillé introuvable ou plafond non augmenté : causes et solutions

Réponse courte : Après avoir effectué un pointage, Người lao động doit distinguer trois étapes : l’action a été enregistrée, l’enregistrement est apparu dans le système, et le jour travaillé a été approuvé. Seul le travail effectué et approuvé peut être pris en compte dans le calcul du montant Lương Ngày disponible. Ainsi, un pointage effectué sans augmentation du plafond ne signifie pas nécessairement qu’il y a eu une perte de données.

Si les données ne sont pas visibles, vérifiez le bon lieu de travail, la date et le poste ; identifiez si les données de pointage proviennent de l’application ou du tableau des heures du client ; attendez le bon cycle de synchronisation ; vérifiez le statut d’approbation ; puis envoyez les preuves au bon interlocuteur. Ne créez pas plusieurs enregistrements pour « compenser » un pointage manquant, car cela peut créer des doublons et compliquer le rapprochement.

> Remarque : Le délai de synchronisation, le SLA d’approbation des heures et le processus d’assistance peuvent varier selon chaque entreprise ; l’utilisateur doit suivre les informations et instructions affichées dans l’application au moment de son utilisation.

Tout d’abord, identifiez la situation que vous rencontrez

N’utilisez pas la seule phrase « l’application n’affiche pas mon travail » pour décrire toutes les situations. Plus le statut est décrit précisément, plus le service d’assistance pourra identifier rapidement le point de blocage.

Flux des données, du pointage au plafond Lương Ngày

```mermaid
flowchart TD
A["Génération des données de pointage"] --> B["Correspondance Người lao động, client, date et poste"]
B --> C["Enregistrement en attente d’approbation"]
C --> D["Superviseur NK ou client approuve"]
D --> E["Travail approuvé et journée éligible"]
E --> F["Déduction des montants déjà reçus et des retenues"]
F --> G["Mise à jour du montant disponible"]
```

Il suffit qu’un seul maillon ne soit pas terminé pour que Người lao động ne voie pas encore son plafond augmenter. Il faut donc vérifier les étapes de gauche à droite plutôt que de regarder uniquement le montant final.

D’où Lương Ngày obtient-il les données de pointage ?

(Méthodes de pointage : voir 6 formes de pointage sur Lương Ngày.)

Le système a confirmé trois groupes de sources. Chaque source possède sa propre vitesse et son propre mode de traitement.

1. Pointage directement dans l’application Lương Ngày

L’application prend en charge le selfie + GPS, le geofencing, le QR dynamique, le beacon Bluetooth, le WiFi ainsi que les boutons Entrée/Sortie. L’enregistrement est créé en temps réel lorsque l’action est valide.

« En temps réel » signifie que les données sont enregistrées immédiatement ; cela ne signifie pas que le travail est automatiquement approuvé immédiatement. L’enregistrement doit toujours passer par le processus de validation.

2. Tableau des heures du client via Google Sheet

Le client peut saisir ou exporter les données du tableau des heures vers Google Sheet afin que le système les récupère. Le calendrier de synchronisation confirmé est d’environ une fois toutes les 30 minutes ; le superviseur dispose d’un bouton permettant de synchroniser immédiatement.

Si le client vient de mettre à jour le tableau, Người lao động peut ne pas voir le changement avant la prochaine synchronisation. Le délai de 30 minutes correspond au calendrier technique actuel et ne constitue pas une garantie que chaque enregistrement sera affiché exactement dans un délai maximal de 30 minutes : les données doivent également être valides et respecter la structure configurée.

3. Données du personnel provenant de l’ERP Nhân Kiệt

L’ERP fournit la liste des travailleurs, les clients, les dates d’entrée/de sortie et les relations de gestion. Le calendrier de synchronisation confirmé est de 03:00 chaque jour.

L’ERP n’est pas simplement un « tableau des heures ». Si le profil d’un travailleur n’a pas encore été intégré au système, n’est pas associé au bon client ou si son statut de travail n’est pas correct, l’enregistrement des heures peut ne pas pouvoir être associé au compte actuellement connecté.

Quelles sont les clés importantes pour relier les données ?

(Concept de base : voir Qu’est-ce qu’un travail approuvé ?.)

Le système n’identifie pas une personne uniquement par son nom, car plusieurs personnes peuvent avoir le même nom ou l’écrire différemment. Deux groupes de clés importants ont été confirmés :

• CCCD : identifiant de Người lao động, utilisé pour la connexion et la correspondance avec le profil, la fiche de paie et le tableau des heures ;

• Code de pointage chez le client : utilisé pour relier Người lao động aux données de travail du bon lieu de travail.

Le client est identifié par company_id/code client selon l’ERP. Lorsqu’une personne travaille pour plusieurs clients, les heures doivent être associées correctement à chaque lieu ; elles ne doivent pas être regroupées arbitrairement.

15 causes possibles d’un pointage effectué mais d’un jour travaillé introuvable ou d’un plafond non augmenté

1. L’action n’a pas été transmise correctement

Une connexion faible, la fermeture trop rapide de l’application ou la désactivation des autorisations de l’appareil peuvent faire croire à l’utilisateur qu’il a pointé alors que le serveur n’a pas reçu l’enregistrement.

Solution : Ouvrez d’abord l’historique des pointages. S’il n’y a aucun enregistrement et que l’application a confirmé l’échec du précédent essai, effectuez une nouvelle tentative une seule fois en utilisant la méthode appropriée.

2. Mauvais client ou mauvais lieu de travail sélectionné

Une personne travaillant sur plusieurs sites peut pointer par erreur auprès du mauvais client. L’enregistrement n’apparaîtra alors pas sur l’écran consulté ou ne correspondra pas au poste à calculer.

Solution : Vérifiez le nom du client, le lieu, le code de pointage et le poste sur chaque enregistrement.

3. Mauvaise méthode de pointage par rapport à la configuration

Chaque client sélectionne les méthodes appropriées. Une action Entrée/Sortie ne remplace pas automatiquement un scan QR si le lieu de travail utilise le QR.

Solution : Vérifiez les instructions sur le lieu de travail et consultez l’Article 32 concernant les six formes de pointage.

4. Pointage effectué en dehors de la plage horaire du poste

Les QR et les règles de poste peuvent limiter la période de pointage. Pour un poste de nuit qui traverse minuit, la bonne date métier doit également être associée ; il ne faut pas seulement regarder la date affichée par l’horloge.

Solution : Notez l’heure réelle, le nom du poste et faites une capture du message affiché ; contactez le superviseur si le planning du poste dans le système est incorrect.

5. L’enregistrement est en attente de synchronisation depuis Google Sheet

Le client a saisi les heures, mais le système n’a pas encore atteint le prochain cycle de récupération des nouvelles données.

Solution : Vérifiez la dernière mise à jour ; attendez le cycle approprié ou demandez au superviseur d’utiliser la fonction de synchronisation immédiate lorsque cela est nécessaire.

6. Le tableau des heures ne respecte pas le format de données configuré

Le système prend en charge plusieurs formats, tels que les grilles de symboles, les grilles d’heures par jour, les postes de nuit, les dates au format américain et les heures au format 12 heures. Cependant, les données doivent toujours être compatibles avec le lecteur configuré pour le client.

Le changement du nom d’une colonne, l’ajout d’une cellule fusionnée, l’utilisation d’un symbole inhabituel ou la modification du format de date peuvent empêcher le système d’identifier une partie des données.

Solution : Si plusieurs personnes rencontrent le même problème après une modification du modèle Sheet, le client ou l’équipe technique doit vérifier la structure du tableau ; il n’est pas nécessaire de demander à chaque personne de pointer à nouveau.

7. Le code de pointage ne correspond pas

La ligne de travail peut exister mais contenir un code différent de celui associé au profil de Người lao động.

Solution : Comparez le code dans le tableau du client avec le code présent dans le profil NK. Toute modification doit être effectuée à la bonne source et par la personne responsable ; il ne suffit pas de modifier le nom affiché.

8. Le profil ERP n’est pas synchronisé ou est associé au mauvais client

Une personne nouvellement embauchée, récemment affectée à un autre lieu ou revenue travailler peut ne pas encore avoir été synchronisée avec le bon statut.

Solution : Le service RH Nhân Kiệt doit vérifier le CCCD, la date d’entrée, le client, le statut actif et la dernière synchronisation de l’ERP.

9. L’enregistrement est apparu mais n’a pas encore été approuvé

Le pointage constitue la preuve initiale ; le superviseur Nhân Kiệt ou le client doit ensuite confirmer que le travail est valide. La première personne habilitée à effectuer une approbation valide termine cette étape.

Solution : Vérifiez le statut et adressez la demande à la personne habilitée à approuver. Ne demandez pas au service de paiement d’« augmenter le plafond » alors que le travail est encore en attente.

10. L’enregistrement a été rejeté

Les raisons peuvent inclure une mauvaise position, un mauvais poste, l’absence d’un point Entrée/Sortie, une image non conforme ou des données incompatibles avec la situation réelle.

Solution : Demandez l’affichage du motif du rejet, fournissez les preuves nécessaires et suivez le processus de correction. Ne créez pas plusieurs nouveaux enregistrements pour masquer l’ancien.

11. Un travail approuvé a été modifié et repasse en attente d’approbation

Le système dispose d’un mécanisme de contrôle : lorsqu’une heure d’entrée, une heure de sortie ou un poste d’un enregistrement déjà approuvé est modifié, son statut repasse automatiquement en attente d’approbation et les valeurs avant/après sont enregistrées dans le journal.

Solution : Vérifiez qui a effectué la modification, ce qui a été modifié et demandez une nouvelle approbation. Il s’agit d’un mécanisme empêchant les modifications silencieuses, et non d’une perte de travail.

12. Vous consultez la date du jour ou une date future

Lương Ngày bloque la journée en cours tant qu’elle n’est pas clôturée ainsi que les dates futures, afin d’empêcher la réception d’un montant correspondant à un travail qui n’est pas encore réellement terminé.

Solution : Distinguez l’enregistrement de pointage en cours du jour travaillé clôturé. Attendez la fin du poste/de la journée et le passage par l’étape d’approbation.

13. Le travail approuvé fait partie d’une retenue provisionnelle

Le client peut configurer une retenue des N derniers jours travaillés et/ou de 10,5 % lorsque le montant de l’avance atteint un seuil. La partie retenue reste un salaire dû à Người lao động et est traitée dans la période de paie, mais elle n’est pas disponible pour une réception anticipée.

Solution : Consultez le détail du travail, le montant déjà reçu et la retenue. Ne qualifiez pas la retenue de frais.

14. Le nouveau montant généré n’atteint pas le minimum requis

Le montant minimum par transaction est par défaut de 50.000 đồng. Une petite partie du travail peut avoir été calculée, mais le total disponible peut ne pas encore atteindre le seuil nécessaire pour créer une demande.

Solution : Vérifiez le détail du montant plutôt que de regarder uniquement le bouton de réception. Les niveaux configurés doivent être confirmés par NK lorsqu’ils sont communiqués.

15. Người lao động a déjà reçu la partie disponible pendant la période

La formule déduit le montant déjà reçu pendant la période. Lorsqu’un nouveau travail approuvé est ajouté, le plafond n’augmente que selon la nouvelle partie après déduction de la retenue ; il ne revient pas au montant total initial du travail.

Solution : Comparez l’historique des transactions, le travail approuvé, le tarif par jour et la retenue.

Procédure d’auto-vérification en 5 minutes

Étape 1 : Vérifier si l’enregistrement existe

Ouvrez l’historique des pointages et sélectionnez le bon client, la bonne date et le bon poste. Si un enregistrement existe, ne pointez pas à nouveau.

Étape 2 : Identifier la source des données

Demandez clairement si le lieu de travail utilise l’application Lương Ngày, le Google Sheet du client ou un autre système synchronisé. Cela détermine s’il faut attendre un cycle de mise à jour.

Étape 3 : Lire le statut

• Aucun enregistrement : vérifiez l’action, la source, le code et la synchronisation ;

• En attente d’approbation : contactez la personne chargée de l’approbation ;

• Rejeté : lisez le motif et fournissez les preuves nécessaires ;

• Approuvé : passez à la vérification du calcul du plafond.

Étape 4 : Vérifier si la date est éligible

Vérifiez qu’il ne s’agit pas de la journée en cours qui n’est pas encore clôturée ou d’une date future. Pour un poste de nuit, vérifiez la date métier associée.

Étape 5 : Ouvrir le détail du montant

Comparez le travail approuvé, le tarif par jour, le montant déjà reçu pendant la période et la retenue provisionnelle.

Étape 6 : Envoyer la demande au bon interlocuteur

Ne transmettez pas toutes les erreurs au même service. Les données de travail, les profils, la configuration client et les paiements ont des responsables différents.

Qui contacter pour résoudre le problème le plus rapidement ?

Modèle de demande de vérification d’un jour travaillé manquant

> Je souhaite obtenir de l’aide pour vérifier mes données de travail sur Lương Ngày. Nom complet : … ; code employé/code de pointage : … ; client/lieu de travail : … ; date et poste : … ; heure réelle d’Entrée/Sortie : … ; source du pointage : application/Sheet/système client ; statut actuellement affiché : … ; dernière mise à jour : … . J’ai vérifié que le lieu de travail est correct, mais l’enregistrement n’apparaît pas / le plafond n’a pas changé. Merci au service responsable de vérifier et de m’indiquer la cause.

Les pièces jointes doivent montrer la date, l’heure, le statut et le message d’erreur ; masquez le CCCD, le numéro de compte et les données sans rapport avec la demande.

Responsabilités des différentes parties dans la chaîne des données de travail

(Voir également : Pourquoi le plafond Lương Ngày est-il égal à 0 ou n’augmente-t-il pas ? et Processus Lương Ngày, du pointage au rapprochement.)

Người lao động

• Pointer selon la bonne méthode, au bon endroit et sur le bon poste ;

• Vérifier l’historique après chaque action ;

• Signaler rapidement les écarts et fournir des preuves exactes ;

• Ne pas pointer à la place d’une autre personne ni utiliser d’outil permettant de falsifier la position.

Superviseur Nhân Kiệt

• Suivre les enregistrements en attente d’approbation ;

• Traiter les exceptions et communiquer les motifs ;

• Vérifier les codes de pointage et les affectations aux clients ;

• Coordonner avec le client lorsque les données sources sont incorrectes.

Client

• Maintenir le tableau des heures et la configuration sur le lieu de travail ;

• Approuver ou rejeter sur la base d’éléments vérifiables ;

• Enregistrer les modifications de données ;

• Ne pas modifier un travail déjà approuvé sans explication.

Équipe opérationnelle/technique

• Surveiller les synchronisations ;

• Alerter en cas de modification du format du tableau ;

• Enregistrer les erreurs dans les journaux ;

• Permettre de retracer les données depuis l’enregistrement source jusqu’au résultat du calcul ;

• Ne pas supposer les données lorsque la source n’est pas claire.

Que devrait afficher le système pour que Người lao động puisse comprendre par lui-même ?

Un écran de travail transparent devrait afficher :

• La source des données ;

• Le client/le lieu de travail ;

• La date et le poste ;

• L’heure d’Entrée/Sortie ou le symbole de travail ;

• Le statut : enregistré, en attente d’approbation, approuvé ou rejeté ;

• La personne/l’unité devant intervenir ;

• La dernière synchronisation ;

• La raison pour laquelle le travail n’est pas pris en compte dans le plafond ;

• L’historique des modifications et des approbations ;

• Un bouton de demande de vérification prérempli avec le code de l’enregistrement.

Le message doit indiquer clairement l’action suivante. Par exemple :

> Le travail du 02/09 est en attente de confirmation du client. L’enregistrement a bien été reçu par le système mais n’a pas encore généré de montant disponible. Vous n’avez pas besoin de pointer à nouveau. Si les horaires de travail sont incorrects, envoyez une demande de correction avant l’approbation du travail.

Conclusion

« Pointage effectué », « enregistrement existant », « travail approuvé » et « montant disponible généré » sont quatre statuts différents. En comprenant cette chaîne, Người lao động peut identifier correctement le problème au lieu de penser que le système a perdu les heures dès que le plafond n’augmente pas.

Vérifiez successivement : bon client — bonne source — bon cycle de synchronisation — bon code de pointage — bon statut d’approbation — bonne date éligible — bonne formule de calcul du plafond. Si le problème persiste, envoyez le code de l’enregistrement et les preuves au bon interlocuteur. Un processus transparent doit permettre de retracer les données depuis leur source initiale jusqu’au jour travaillé approuvé et au montant final.

Sources de référence

• Loi sur la protection des données personnelles n° 91/2025/QH15

• Décret n° 356/2025/NĐ-CP portant dispositions d’application de la Loi sur la protection des données personnelles

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Auteur : Ngô Nhã Kỳ — Rédactrice, Công ty TNHH Cung Ứng Nhân Lực Nhân Kiệt.

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